Assistant(e) Événementiel & Office Management en alternance H/F

Greenbull est un groupe international opérant dans plusieurs industries : Finance, Immobilier, Éducation, Média et Nutrition.

Notre mission : créer, développer et accompagner des entreprises à fort potentiel, tout en offrant aux collaborateurs un environnement où ils peuvent exprimer pleinement leurs talents.

Au siège du groupe à Nice, tu fais vivre le quotidien du bureau et les temps forts du groupe : événements internes et externes, accueil des nouveaux collaborateurs, gestion des espaces et communication interne. C’est un poste polyvalent, au contact de toutes les équipes, où ton sens de l’organisation et ta créativité feront la différence.

TES MISSIONS

ÉVÉNEMENTIEL

Événements externes et séminaires :

Tu accompagnes l’organisation des événements professionnels du groupe (salons, séminaires, assemblées générales, afterworks et soirées clients, etc), de la conception au bilan.

•    Conception et planification : participer à la conception des événements, identifier les besoins (lieu, hébergement, prestataires, matériel), tenir les rétroplannings et to-do lists

•    Logistique : rechercher et comparer les prestataires , suivre le transport, l’installation et la désinstallation

•    Participants : gérer les invitations, inscriptions et relances, collecter les informations pratiques

•    Budget : demander et comparer les devis, suivre les dépenses, mettre à jour les tableaux de bord budgétaires

•    Jour J : être présent(e) sur le terrain, coordonner les équipes et les prestataires, gérer les imprévus

•    Bilan : recueillir les retours (questionnaires de satisfaction) et rédiger les bilans (forces, axes d’amélioration)

Événements internes et vie d’entreprise :

Tu es le moteur du calendrier interne du bureau de Nice.

•    Élaborer chaque mois le planning des événements internes et l’annoncer aux équipes

•    Organiser les rituels : Green Days (anniversaires d’ancienneté), prix du collaborateur du mois, petits-déjeuners, temps forts du calendrier, anniversaires

•    Participer à l’organisation des deux team buildings annuels

•    Gérer le budget des événements internes, contacter les prestataires et assurer le bon déroulé le jour J

•    Être force de proposition sur de nouveaux formats et animer la boîte à idées

Communication événementielle :

•    Créer les supports : emails, messages Slack, invitations, contenus pour les réseaux sociaux

•    Coordonner l’envoi des invitations et le suivi des réponses

Prestataires, veille et innovation :

•    Tenir à jour la base de données des prestataires événementiels (contacts, devis, retours d’expérience)

•    Faire une veille sur les tendances de l’événementiel et proposer des idées pour améliorer l’expérience des participants

OFFICE MANAGEMENT, ONBOARDING ET COMMUNICATION INTERNE

Onboarding des nouveaux collaborateurs :

Tu fais en sorte que chaque arrivée soit préparée, chaleureuse et sans accroc avec la Responsable RH

•    Avant l’arrivée : organiser le parrainage (parrain ou marraine), préparer le kit et les goodies de bienvenue

•    Le jour J : accueillir le nouveau collaborateur, lui remettre ses goodies et le guide de bienvenue, lui présenter son parrain ou sa marraine

•    Amélioration continue : tenir à jour la checklist d’onboarding et recueillir le ressenti des nouveaux arrivants

Gestion des espaces et du quotidien au bureau :

•    Veiller au bon état et au bon fonctionnement des bureaux et des salles de réunion

•    Suivre le matériel partagé

•    Gérer les consommables et les commandes (café, thé, fruits, petits-déjeuners, fournitures)

•    Participer à la recherche et à l’achat d’équipements de bureau (comparatifs, devis, commande, installation)

•    Être l’interlocuteur(rice) des prestataires du bâtiment (ménage, maintenance, sécurité, conciergerie)

Communication interne et Hub Greenbull :

•    Mettre à jour le Hub Greenbull

•    Rédiger les annonces internes sur Slack et préparer les temps d’information collectifs

PROFIL RECHERCHÉ

Tu prépares un diplôme en alternance dans l’événementiel, la communication, l’office management ou l’assistanat.

Savoir-faire :

•    Organisation rigoureuse et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

•    Aisance rédactionnelle en français

Savoir-être :

•    Sens de l’accueil et du service : tu aimes qu’on se sente bien au bureau

•    Réactivité et sang-froid face aux imprévus, notamment les jours d’événement

•    Force de proposition, créativité et curiosité

•    Discrétion

TES AVANTAGES

•    Une mutuelle prise en charge à 100 %

•    Une carte déjeuner Swile

•    Une plateforme CSE avec des réductions

•    Un accès privilégié à nos produits

•    La prise en charge du transport quotidien

•    Des perspectives d’évolution au sein du Groupe

•    Des bureaux neufs sur la Promenade des Anglais, avec des espaces chill-out et tout le nécessaire pour se restaurer

TA VIE D’ÉQUIPE

•    Green Pulse, chaque mois : petit-déjeuner, course à pied, yoga et temps forts

•    Les Green Days et le Noël des enfants

•    Des team buildings, des afterworks et des anniversaires fêtés ensemble

Poste en alternance basé à Nice, disponible immédiatement.

Envie de rejoindre l’aventure ?

Postule et discutons-en ensemble !

Nous avons hâte de te connaître.